FLISOL 2009 – Evaluacion

por | 4 mayo 2009

FLISOL 2009 – Evaluación

Reunion : 30/5/09.
Presentes: Vlad, FerS, Losfer, Cyborg, Sushi, Hackmaf, Emmie, Sefer.

  • GENERALIDADES de la reunion.

Nos evaluamos como *equipo* coordinador, desde lo organizativo y desde el desarrollo del evento (FLISOL 2009 NQN-AR).
El objetivo de la evaluacion es revisar lo actuado para *aprender* de los errores y no volver a cometerlos. No se trata de culpas y mucho menos de personas culpables, se falla como equipo. Preocuparnos por dejar documentacion lista para la proxima organizacion!. No hubo reuniones post-evento ’07 ni ’08 ! .
En la reunion descubrimos que varios temas son cuestiones derivadas del propio LUG, como ciertas indefiniciones de derechos/deberes de roles, y modos de la comunicacion.
El exito o fracaso del evento es algo multifacetico : cantidad vs calidad, asi como organizacion interna vs concurrencia, preinscriptos vs instalaciones, y todo entre si’ en general.

  • PRE-EVENTO

+ Lo bueno +
– Formalización de uso de espacio (Comodato)
– Asignacion de roles : mejoró el compromiso.
– Cambio de coordinador. Bueno en sí mismo!
– Rol de coordinador mas definido, tambien mas decidido.
– Material de difusión en tiempo y forma.
– Comunicacion externa: entrevistas de radio, Vlad/Dalla muy claros, un entrevistador con conocimiento.
– Aumento de patrocinadores (inclusion de algunos emprendimientos de miembros del LUG).

+ A mejorar +
– Comenzar por las conclusiones de eventos previos.
– Definir objetivo : difusion vs instalacion ?
– Definir meta (medible): algo como XX PCs, o XX público.
– Anticipar temario con posibilidad de proponer agenda. (Asi cada cual prepara lo que le corresponde comunicar al resto, o elabora alguna propuesta nueva)
– Definir deberes/derechos de cada rol: que’ corresponde como coordinador, como RRPP, etc.
– Adaptar periodicidad de las reuniones en relacion a la eficacia de la comunicacion (relacion inversa: a mayor eficacion menor reuniones).
– Maximizar comunicación :
– – desde la coordinacion hacia el equipo (que si decida pero que comunique esas tomas de decisiones, coordinacion de acciones entre miembros)
– – miembros del equipo entre si (comunicacion relevante vs comunicacion periorica -enviar “sin novedades”- ?)
– – hacia la LUGNA (transparencia, solidaridades espontaneas, nivel de representatividad de las decisiones).
– Aprovechar la web, WIKI demosotró eficacia para intercomunicarnos.
– Aprovechar Comunicación externa! Aprovechar contactos en medios y universidad.
– Aprovechar Mayor publicidad en internet del evento. Posteo en sitios de la region (Guerrilla-net).
– Experiencia en la Radio: Diluido el momento de convocatoria. Coaching.
– RRPP con patrocinadores. Nuevo rol!

  • EVENTO

+ Lo bueno +
– El armado y desarmado ordenado.
– Preparar instrucciones para colaboradores en general.
– Sonido suficiente !
– Terminar a horario. Bueno en sí mismo!
– Momento de “apertura”. Definido por primera vez! Distinguir entre “la previa” y el evento en si, BIEN.
– Momento de “cierre”. Definido por primera vez!

+ A mejorar +
– Aprovechar la previa para empapelar y volantear en el lugar y/o alrededores de la locacion.
– Espacios jerarquizados. Clasificar auspiciantes, relevancia de marca de FLISOL por sobre los auspiciantes.
– Falto’ la gigantografia!!!
– Preparar instrucciones para colaboradores en general (cronograma, disposicion del lugar) y cada rol en particular.
– Identificacion definida del equipo organizador (Remeras y/o gorros. Nombres!)
– *Croquis* del lugar con disposicion de mesas, eficiencia asignacion de lugares (asignar mesa por medio croquis).
– La identificacion de las mesas (en mesa, y arriba de monitor)
– Momento de “apertura”: Definir obejtivos (que’ priorizar para comunicar, evento-SL-LUGNA-etc) y modo (Formal, comico). Mejorable!
– Momento de “cierre”: Definir lista de data (Agradeciemientos varios, patrocinadores, Venta de remeras, aviso insititucional (direccion LUG), aviso de DDS (caso de proximidad).
– Aprovechar encuesta post-evento para los participante. (Solo se entrego’ en 2005).
– Aprovechar conclusiones de eventos pasado. Pautar una reunion de evaluacion organizacion/evento, distinguir nivel de organizacion respecto nivel de convocatoria instalaciones/asistencia.

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